چگونه در مک لیست ارسال گروهی بسازیم

هر روز از هفته ما ارتباط‌ های اجتماعی با گروه‌های مختلف داریم و برخی اوقات نیاز داریم تا برای یک ایمیل را ارسال گروهی کنیم . این گروه از افراد می‌تواند خانواده، دوستان، هم‌کلاسی‌های دانشگاه، شاگرد‌ها و یا هر گروهی از مردم که شما متقابلا با آن‌ها در ارتباط هستید، باشد. تمام اسم‌ها، آدرس‌ها، شماره‌های همراه و … همگی می‌توانند هر لحظه در دسترس شما باشد، و شبیه به یک کتاب مخاطبین مجازی در مک آن‌ها را در دسترس داشته باشید تا ارسال گروهی انجام دهید.

گاهی اوقات ممکن است در کتاب مخاطبین و کانتکت ها شلوغی و آشفتگی به وجود بیایید. شما چگونه مخاطبین خود را در گروه‌های مجزا و مختلف قرار می‌دهید؟ چگونه سریع به یک سری از همکاران خود ایمیل می‌زنید بدون اینکه بخواهید هر ایمیل را به صورت دستی وارد کنید (ارسال گروهی)  ؟ جواب این سوال‌ها گروه‌های مخاطب ( contact groups ) است. این‌کار درست شبیه به اسم گذاشتن برای هر گروه‌ از مخاطبین در زندگی است، شما همین کار را نیز می‌توانید در مورد دفترچه آدرس در نظر بگیرید و انجام دهید.

در این پست، به شما آموزش خواهیم داد چگونه در مک گروه‌های مخاطب بسازیم و ارسال گروهی انجام دهیم . راه‌های زیادی برای انجام این‌ کار وجود دارد. شما می‌توانید به صورت دستی گروه‌های مخاطب بسازید یا اینکه اجازه دهید Mac OS X به صورت هوشمند گروه‌های مجزا را بسازد و این‌کار سنگین را از دوش شما بردارد. البته به شما نشان خواهیم داد چگونه این لیست مخاطبین را ویرایش یا پاک کنید.

ایجاد لیست ارسال گروهی

قدم 1: برنامه Contacts را در مک باز کنید.

قدم 2: در منو به این قسمت بروید; View > Show Groups.

Show-Groups

قدم 3: در منو به بخش بروید; File > New Group.

New-contact-group

قدم 4: یک گروه با اسم “untitled group” ساخته می‌شود. با دوبار کلیک کردن بر روی این اسم می‌توانید این “untitled group” را به اسمی بهتر توصیفی تبدیل کنید. برای مثال، می‌توانید بگذارید “Friends” یا “دوستان”، شما اکنون می‌توانید گروه جدید داشته باشید اما این گروه چیزی ندارد و خالی است.

untitled-group

قدم 5: برای وارد کردن شخص و گروه جدید در گروه جدید، بر روی “All Contacts” کلیک کنید، بعد مخاطب و شخصی که می‌خواهید اضافه شود را پیدا کنید. بسیار ساده بر روی این مخاطب و کلیک کنید و به گروهی که می‌خواهید بکشید و سپس رها (drag and drop) کنید. همین کار را با هر مخاطبی که دوست دارید به این گروه خاص اضافه شود انجام دهید.

Add-contacts-to-group

راهنمایی کوچک: شما می‌توانید در یک زمان چند مخاطب را انتخاب کنید، برای اینکار کلید Command را بر روی کیبورد نگه دارید و در همین حال با موس بر روی مخاطب‌های دلخواه برای وارد کردن به یک گروه کلیک کنید و بعد از آن تنها لازم است مخاطبین انتخابی را به گروه دلخواه بکشید و رها کنید.

چگونه سریعا با مخاطب‌های انتخابی گروه بسازیم

به عنوان یک راه جایگزین همانطور که در بالا گفتیم، شما می‌توانید سریعا برای مخاطب‌های که انتخاب کرده‌اید یک گروه بسازید و سپس همگی را به گروه جدید ساخته شده وارد کنید.

قدم 1: برنامه Contacts را در مک باز کنید.

قدم 2: در منو به این قسمت بروید  View > Show Groups.

قدم 3: بر روی “All Contacts” کلیک کنید تا با پر رنگ شود.

قدم 4: کلید Command را از کیبورد نگه دارید و چند مخاطب را به وسیله موس خود انتخاب کنید. مخاطب‌های انتخابی با رنگ آبی نشان داده خواهند شد.

قدم 5: به بخش File > New Group From Selection بروید. این کار باعث می‌شود که به صورت خودکار مخاطب‌های انتخابی وارد یک گروه جدید شوند.

new-contact-group-from-selection

قدم 6: اسم گروه را از “untitled group” به چیزی که فکر می‌کنید مناسب است تغییر دهید.

چگونه گروه هوشمندبرای ارسال گروهی (Smart Groups) بسازیم

Mac OS X این ویژگی بسیار عالی را دارد که به شما اجازه می‌دهد در کوتاه‌ترین زمان گروه‌هایی از مخاطبین بر اساس معیار‌های از پیش تعیین شده بسازید. برای مثال، شما می‌توانید به مک بگویید گروه‌ای از همه مخاطبینی که در شرکت XYZ کار می کنند بسازد. با فرض اینکه شما اطلاعاتی را در بخش کارت‌های مخاطبین داشته باشید، مک می‌تواند به هوشمندانه این افراد را در کنار یکدیگر قرار دهد.

در پیرو همین مثال، گروهی از مخاطبین را بر اساس ایمیل آدرس می‌سازیم.

قدم 1: Go to File > New Smart Group.

new-smart-group

قدم 2: اسم گروه را هر چیزی که مناسب می‌دانید بگذارید. در این مثال اسم “iDownloadBlog” انتخاب شده است.

create-smart-group

قدم 3: هر بخش از اطلاعاتی را که می خواهید بر پایه آن گروه هوشمند بسازید انتخاب کنید. در این مثال بر پایه email جلو می‌رویم اما شما می‌توانید بر اساس هر تعداد داده‌ای که دوست دارید انتخاب کنید. شامل; company ،name ،city و ..Screen-Shot-2014-02-25-at-2.47.16-PM

قدم 4: شرایط تطبیقی و انتخابی را انتخاب کنید. در این اینجا “contains” را انتخاب می‌کنیم.

Screen-Shot-2014-02-25-at-2.47.22-PM

قدم 5: شرط انتخاب‌ها را مشخص کنید. در این مورد، من می‌خواهم همه ایمیل آدرس هایی که حاوی “idownloadblog” است انتخاب شود، و به گروه جدید اضافه شود.

قدم 6: بر روی OK کلیک کنید. گروه جدید شما در لیست گروه‌ها و در سمت چپ برنامه Contacts قرار می‌گیرد و این گروه به عنوان زیر دسته‌ای از Smart Groups ایجاد می‌شود.

به یاد داشته باشید که شما بعد از ساخت این نوع گروه نمی‌توانید مخاطبین را از بخش Smart Group حذف یا اضافه کنید. برای مثال، در همین مثال بالا، من نمی‌توانم مخاطب خاصی را به بخش iDownloadBlog در Smart Group اضافه کنم. به هر حال، یک مورد هوشمندانه در این مورد وجود دارد، یعنی وقتی من یک مخاطب به کتابچه آدرس‌ها اضافه می‌کنم، و این مخاطب را با ایمیل آدرس iDownloadBlog@ وارد کنم، به صورت خودکار این مخاطب به گروه هوشمند (Smart Group) اضافه خواهد شد و هیچ نیازی به وارد کردن دستی این مخاطب نیست.

راهنمایی کوچک: شما می‌توانید دو شرط یا بیشتر از دو شرط را برای ورود مخاطبین جدید در نظر بگیرید. برای مثال، در اینجا گروهی را می‌سازیم که ایمیل آدرسی محتوی iDownloadBlog@ و همچنین در شهر California زندگی می‌کنند. به راحتی و با کلیک بر روی + می‌توانید یک شرط بیشتر ایجاد کنید.

Screen-Shot-2014-02-25-at-2.58.16-PM

چگونه مخاطب خاصی را از لیست ارسال گروهی حذف کنیم

شما برای حذف کردن مخاطب از یک گروه دو گزینه دارید، هر دو آن‌ها در در سه قدم گفته می‌شود.

قدم 1: بر روی گروهی که می‌خواهید مخاطبی از آن حذف کنید کلیک کنید.

قدم 2: بر روی آن مخاطب در گروه کلیک کنید.

قدم 3: کلید Delete را از کیبورد یک بار فشار دهید. یک پنجره کوچک هشدار باز می‌شود و از شما می‌پرسد که شما می‌خواهید این مخاطب را حذف کنید یا ساده‌تر می‌خواهید از این گروه حذف شود. بر روی گزینه  “Remove from Group” کلیک کنید. شما می‌توانید همین روند را برای هر مخاطبی که قصد حذف کردن از یک گروه دارید، انجام دهید.

delete-contact-from-group

گزینه جایگزینی نیز وجود دارد، بعد از انتخاب مخاطبی که قصد دارید از گروه حذفش کنید، به بخش بروید Edit بروید و سپس Remove from Group را انتخاب کنید. با این کار مخاطب انتخابی از آن گروه حذف می‌شود اما در گروه مخاطبین کلی شما وجود خواهد داشت.

چگونه یک گروه را حذف کنیم

حذف یک گروه بسیار ساده و سریع است. به یاد داشته باشید که اگر یک گروه را پاک کنید هیچ‌کدام از مخاطبین آن گروه از لیست کلی مخاطبین شما حذف نخواهد شد. همه مخاطبین در گروه All Contacts باقی خواهند ماند، که نمی‌توانید این گروه را حذف کنید.

قدم 1: گروه‌ای که قصد دارید حذف کنید را به وسیله کلیک کردن انتخاب کنید.

قدم 2: به بخش Edit بروید و بعد Delete Group را بزنید. به عنوان راه جایگزین، شما می‌توانید بعد از انتخاب گروه کلید Delete را از کیبورد خود فشار دهید. پنجره کوچکی باز خواهد شد و از شما می‌پرسد که مطمئنید می‌خواهید این گروه را حذف کنید. بر روی گزینه “Delete” کلیک کنید تا تایید شود.

دوباره باید بگوییم که بعد از اینکه یک گروه را پاک می‌کنید، هیچکدام از مخاطبین آن گروه پاک نخواهد شد. تنها آن گروه با آن اسم حذف خواهد شد.

من معتقدم که راه‌های زیادی برای ساخت گروه‌ها در مک وجود دارد. حالا به جای اینکه به صورت دستی ایمیل همه هم‌کلاسی‌های دانشگاه را وارد کنید، تنها با وارد کردن اسم این گروه‌، شما می‌توانید به همه آن‌ها به صورت یک‌جا ایمیل دهید. واقعا در وقت شما صرفه جویی می‌شود، و البته راهی بسیار خوب در سامان دهی به همه مخاطبین نیز می‌باشد.