در آفیس 2016 ، همه چیز در کار گروهی خلاصه می شود

آیا واقعا وقت آن رسیده است که نام مجموعه نرم افزاری آفیس ، مجموعه بزرگ ، قدیمی و همیشه حاضر در صحنه شرکت مایکروسافت را تغییر دهیم ؟

” آفیس ” که فضایی منحصر به فرد را اشغال می کند ، مجموعه از فعالیت ها و کارها است که همگی توسط یک برنامه انجام می شود. اما دنیای دور و بر مجموعه آفیس ، از یک سری محیط کاری جدا از هم ، به تجارت ها و کسب و کار های اینترنتی تغییر کرده است و در حال حاضر هم این کسب و کار ها به داد و ستد هایی جهانی تبدیل شده اند که در آن ها دیگر محل دفتر کار یک نفر معنایی ندارد. چیزی که اهمیت دارد ارتباط داشتن و همکاری بیشتر و همه جانبه است.

2015-09-24_152216

پس زیاد دور از ذهن نیست اگر که بگوییم که مجموعه جدید نرم افزار آفیس ، یعنی آفیس 2016 ، تمرکزش بر روی هماهنگی و همکاری بین همکارانی است که در فضایی گسترده و بسیار دور از یکدیگر فعالیت می کنند و شاید هیچ وقت یکدیگر را رو در رو نبینند. اما با این حال این افراد می توانند میزان کار بیشتری را از کار یک هفته کامل کسانی که در دفاتر قرن بیستم زندگی می کردند، انجام دهند. ولی با این حال نام آفیس هنوز هم برای ماندن بر روی این محصول پافشاری می کند. بنا به تخمین هایی که من زده ام این مجموعه آفیس جدید ( که شامل نرم افزار های جدیدی چون Sway ، Delve و 365 Planner است ) بهتر است ” همکاری 2016 ” و یا بهتر از آن ” همکاری با یکدیگر برای طرح ایده های جدید ” باشد.

درست است که نام هایی که من برای این مجموعه انتخاب کرده ام مسخره به نظر می رسند ، اما اگر شما زمان کوتاهی را با مجموعه آفیس در تعامل باشید خواهید دید که این برنامه همیشه آماده است ، و حتی شما را تشویق می کند ، تا با دیگران کار کنید ، فایل های متنی را به اشتراک بگذارید ، فایل ها را با هم ویرایش کنید و وظیفه برای همدیگر واگذار کرده و عملکرد یکدیگر را مقایسه کنید.

با استفاده از نرم افزار هایی چون Sway این کار ها کمی غیر قابل پیش بینی و هیجان انگیز هم می شوند.

نرم افزار Sway مانند دیگر برنامه های مجموعه آفیس نیست و به شما قول می دهم که اگر نرم افزار های Word و Power Point احساسات داشتند ، حتما به نرم افزار Sway حسادت می کردند.

برنامه هایی که از قبل می شناختید

برنامه Word 2016 راه و روشی را که از نسخه 2013 برنامه Word آغاز شده بود را یک پله جلوتر می برد ولی هنوز هم شکل و ظاهر منو دار خودش را حفظ کرده است. بزرگترین چیزی که به این برنامه اضافه شده است ، دکمه به اشتراک گذاری است که در قسمت چپ و بالای این برنامه قرار دارد ( مانند همین دکمه در نسخه iPad نرم افزار آفیس وجود دارد ولی قابلیت های کمتری نسبت به این مدل را در خود جای داده است ). شما می توانید این دکمه را در نرم افزار های دیگر این مجموعه چون PowerPoint و Excel نیز مشاهده کنید.

شما می توانید از افراد دیگر دعوت کنید که در ساخت و ویرایش فایل های متنی به شما کمک کنند. مخصوصا در نرم افزار Word شما می توانید از قابلیت ویرایش همزمان استفاده کنید ، که این قابلیت شما را به یاد کار هایی می اندازد که می توانستید از خیلی وقت پیش در برنامه Google Docs انجام دهید. گروه های کاری مختلف هر کدام رنگ مخصوص به خودشان را دریافت می کنند و نام آن ها در کنار نشانگر شان در فایل متنی نمایش داده می شود. شرکت مایکروسافت هنوز بر روی اجرا و پیاده سازی برخی از این قابلیت ها در حال کار کردن است. با این که قابلیت به اشتراک گذاری در نرم افزار Excel به خوبی کار می کند ، شما هنوز در این برنامه نمی توانید از قابلیت ویرایش گروهی بهره ببرید.

2015-09-24_152239

هر چند ، شرکت مایکروسافت ، حتی کمی فراتر رفته و برنامه Skype را عمیقا با نرم افزار آفیس در آمیخته است ، که به شما این قابلیت را می دهد تا بتوانید همزمان با ساخت و ویرایش فایل های متنی تان ، به صورت زنده با افراد دیگر چت کرده و یا تماس تصویری برقرار کنید. شرکت مایکروسافت به من برای تست این قابلیت محیط کار کوچک و آزمایش را داده بود ، به همین خاطر من مطمئن نیستم که این ویژگی در محیط های کاری واقعی و بزرگ چگونه عمل خواهد کرد. در زمان انتشار ، شما تنها قابلیت استفاده از Skype برای برقراری ارتباط با کاربران ویندوزی و ویندوز فون را دارید . پشتیبانی از کاربران سیستم های Mac سال بعد به این برنامه اضافه خواهد شد و پشتیبانی از اندروید و iOS نیز فعلا در مرحله آزمایشی قرار دارد.

برخی از کارهایی که شرکت مایکروسافت قصد دارد با نرم افزار آفیس انجام دهد من را به شدت یاد برنامه نفوذ ناپذیر Google Wave می اندازد. این که تیم هایی از افراد به برنامه دعوت می شوند و انواع مختلفی از ابزار ها را مدیریت می کنند. وجه خاصی در مورد نرم افزار های کار گروهی وجود دارد که باعث نگرانی است و آن این امر است که آن ها همه جا هستند. اگر شما در یکی از آن ها شرکت کنید ولی کارتان را به درستی انجام ندهید ، به هیچ وجه نمی توانید از زیر آن فرار کنید.

در برنامه Outlook 2016 ، شما به جای استفاده از ایمیل ها ، میتوانید Conversation ها یا گفت و گو هایی را ارسال کنید ، حداقل در محیط کار گروهی که این طور است.

فایل ها لازم نیست به ایمیل ها ( و یا در این جا Conversation ها) ضمیمه شوند ؛ شما به سادگی می توانید اجازه دسترسی به فایل های موجود در OneDrive تان را به همکارانتان بدهید. البته ، شما می توانید اگر بخواهید فایل ها را ضمیمه هم بکنید. حتی لینک مخصوصی به OneDrive در نرم افزار Outlook موجود است. این گزینه در کنار گزینه های اشتراک تقویم و فایل های OneNote قرار گرفته است. اگر شما به صورت مستمر با گرو های بزرگ و بر روی پروژه های مهم کار می کنید ، این قابلیت می تواند برای شما امری مهم و کاربردی باشد.

2015-09-24_152251

حتی قابلیتی با وجه اجتماعی نیز در برنامه Outlook وجود دارد و آن این است که شما می توانید در این برنامه پاسخ های برخی از دوستانتان را در طی گفت و گو ها Like کنید. این جا جایی است که مجموعه آفیس 2016 بیش از هر جای دیگر من را به یاد برنامه Wave می اندازد وهمین طور جایی از این نرم افزار است که با عقل کمتر جور در می آید. دلایلی ممکن است برای پسندیدن و یا نپسندیدن پاسخ های همکاران در محیط کاری وجود داشته باشد که اصلا ربطی به کیفیت و صحت و درستی آن پاسخ ندارد. به نظر من چیزی که در محیط کار گروهی اهمیت بیشتری دارد این است که بتوانید ببینید که هر کدام از پاسخ ها چه مقدار بازخورد داشته است . حداقل این قابلیت می تواند به نظر من مهم باشد.

کار کردن در محیط های کاری گروهی می تواند باعث شود که Outlook شما جریان بیشتری داشته باشد ، اما این قابلیت نمی تواند تعداد و حجم ایمیل هایی را که شما در طول روز ، مخصوصا از همکارانتان که خارج از محیط کاری حضور دارند ، دریافت می کنید، کاهش دهد. به منظور مدیریت این مشکل شرکت مایکروسافت قابلیت جدیدی را به Outlook اضافه کرده است که می تواند ایمیل های نامربوط به محیط کاری، مثل یادآوری ها و خبرنامه ها، را جا به جا کند. این قابلیت حتی به شما گزارش می دهد که چه کار هایی انجام داده است تا شما در صورت نیازبتوانید جلوی آن را بگیرید و یا بگذارید به کارش ادامه دهد. من ایمیل های بی خود زیادی در اکانت ایمیلم داشتم ، ولی به علت فرصت و محیط محدودی که در زمان تست آفیس 2016 داشتم ، نتوانستم این قابلیت را تست کنم.

بروز بمانید

اگر این همه برای شما کافی نیست ، خیالتان راحت باشد چرا که باید بدانید که شرکت مایکروسافت یک ابزار سبک برای مدیریت پروژه های بر پایه اینترنت به نام Office 365 Planner را به آفیس اضافه کرده است که تقریبا محیطی مشابه با نرم افزار Pinterest دارد که با استفاده از آن می تواند پروژه هایتان را مدیریت کنید. در درون این برنامه رابط کاربری ای وجود دارد که ممکن است برای افرادی که از نرم افزار Trello استفاده کرده اند بسیار آشنا باشد.

ستون های مجزایی در این برنامه برای وظایف مشخص نشده و برای اعضا و وظایف هر کدامشان مشخص شده است. هر وظیفه محول شده زمان شروع و پایان مشخصی دارد. شما می توانید برچسب هایی را با رنگ های مختلف به آن ها اضافه کنید ( درست مانند برنامه Trello ). به نظر می رسد که ، تکمیل چارت ها به زمان های شروع و پایان وابسته است. کاربردی ترین قسمت این ابزار این است که با استفاده از آن می توانید ببینید که کدام یک از اعضای تیم وظایف محوله بیش از حدی را دارا می باشد. سپس شما می توانید به بخش مدیریت وظایف رفته و آن وظیفه را کشیده و به فرد دیگری که کار کمتری دارد منتقل کنید.

2015-09-24_152304

نرم افزار Delver ، که یکی دیگر از نرم افزار های بر پایه وب این مجموعه است ، می تواند نظارت تیمی را به سطحی کاملا متفاوت منتقل کند ، بدین صورت که با دسترسی به فعالیت های تجاری شما می تواند به شما ایده ها و پیشنهادات مفید تجاری بدهد ( البته این برنامه با اجازه شما به اطلاعات شما دسترسی پیدا می کند). این برنامه به اطلاعات و روند کاری شما در نرم افزار های مختلف آفیسی تان دسترسی پیدا کرده و سپس با استفاده از پیامی اطلاعات و پیشنهادات را که برای شما ممکن است مفید باشند در اختیارتان قرار می دهد.

این برنامه نیز رابطی مشابه با نرم افزار Pinterest دارد. شما می توانید کارت هایی را مرتبط با هر کدام از فعالیت هایتان مشاهده کنید ( یا می توانید آن ها را بر اساس برنامه ، مثلا Word ، Power point ، Excel ، OneNote فیلتر کنید ) و یا بر روی هر کدام که می خواهید تمرکز کنید. شما همچنین می توانید با استفاده از ابزار گفت و گوی Microsoft’s Yammer هر لینک گروهی ای را ایمیل کنید ، به گروهتان افراد جدید را اضافه کنید و در مورد وظایف و پروژه تان تبادل نظر کنید.

آن را باهوش تر کنید

همه کارهایی که شرکت مایکروسافت در مجموعه آفیس 2016 انجام داده است ، برای خدمت کردن به کار گروهی نبوده است.

تا به حال شده است که بخواهید یک فایل ارائه را به سرعت در PowerPoint درست کنید و چون وقت کافی ندارید مطالبی را در آن قرار دهید که بعدا بخواهید دلایل و یا صحت و درستی آن ها را بررسی کنید ؟ حالا نرم افزار PowerPoint 2016 ویژگی جدیدی به نام ” Smart Lookup ” را به این نرم افزار اضافه کرده است که شما می توانید با راست کلیک کردن و انتخاب کردن گزینه نام ” Smart Lookup ” در منوی ظاهر شده می توانید به آن دسترسی پیدا کنید. این ابزار به موتور Bing’s Insight متصل شده و اطلاعات درست و کامل در مورد موضوع مربوطه را به شما نشان می دهد. وقتی که من آن را تست کردم ، توانست تفاوت بین کربن و کربن 14 را به درستی تشخیص دهد ( و من فهمیدم که این دو نوع کربن تفاوت زیادی با هم دارند ) و به من کمک کند تا مقاله ام هر چه دقیق تر درست کنم. همچنین وقتی مه من بر روی کلمه گرافیت راست کلیک کردم به سرعت پیامی ظاهر شده و در آن معنی این واژه ، عکسی از آن ، جزئیات آن که از سایت ویکیپدیا آورده شده بود ، سرچ های اینترنتی مرتبط با آن و خیلی چیز های دیگر برای خواندن در دسترس من قرار گرفته بود.

2015-09-24_152317

مانند خیلی دیگر از ابزار های موجود در آفیس 2016 ، نرم افزار PowerPoint بسیار عمیق و با جزئیات است که به این معنی است که یافتن ابزار ها و تنظیمات مورد نیازتان در آن ممکن است کار دشواری باشد. شما می دانستید که چه کاری را می خواهید انجام دهید و وقتی که از گزینه کمک یا Help برنامه استفاده می کردید آن به شما توضیح می داد که شما در حال انجام چه کاری هستید. اما در نسخه جدید آفیس ، این برنامه بالاخره یاد گرفته است که زیاد از حد طفره نرفته و سر راست به شما توضیح دهد که چگونه باید کاری را که می خواهید انجام دهید. این قابلیت که Tell Me نام دارد به شم این اجازه را می دهد که از آن سوال بپرسید ، مثلا “چگونه یک چارت اضافه کنم” و بعد از آن منو برنامه باز شده و دقیقا به شما توضیح می دهد که برای انجام کاری که می خواهید باید به کدام قسمت رفته و کدام گزینه ها را انتخاب کنید و هیچ مواردی اافه ای ، مثل چیزی که در گزینه Help شاهد آن بودید ، جلوی کار شما را نخواهد گرفت. قابلیت Tell Me برای برنامه های Word و Outlook و Excel در دسترس است ، ولی در برنامه Sway این قابلیت قابل دسترسی نیست.

قابلیت تازه رسیده

برنامه Sway که در اصل در ماه مرداد وارد بازار شد ، مانند برادر همه چیز بلد و خیلی باهوش تر PowerPoint است . این برنامه تمامی قوانین در دسترس بودن اسلاید ها از طریق جست و جوی به صورت عمودی را زیر پا گذاشته و یک مجموعه متفاوت از محتواهای رسانه ای و متنی را وارد دنیای اسلاید ها می کند.

شما می توانید از این برنامه استفاده کرده و یک فایل ارائه بسیار زیبا و دقیق را ایجاد کنید و یا می توانید فایل های مربوطه را آپلود کنید و بگذارید برنامه خودش این کارها را انجام دهد. هر چه شما عکس های بیشتری در این فایل ها داشته باشید ، طبیعتا ارائه شما زیباتر خواهد شد. ارائه های کلا متنی هم توسط این برنامه مناسب و خوب از کار در می آیند ، ولی با این کار کمتر از قابلیت های Sway استفاده می کنید.

2015-09-24_152350

مجموعه آفیس 2016 بازسازی و اختراع دوباره این مجموعه نیست ، بلکه بروز رسانی ای مهم است که این مجموعه را برای تیم های کاری ای که در جاهای مختلف دنیا قراردارند ، بسیار مهم تر و کارآمدتر می کند. همچنین این مجموعه نقطه عطفی در کارنامه کاری شرکت مایکروسافت است ، چرا که این شرکت تا به حال ، در مقایسه با شرکت گوگل ، کمتر توانسته بوده است که ابزار هایش را با توجه به مسیر پیشرفت جهان امروزی تطبیق دهد ، چرا که گوگل کمتر از مایکروسافت از خودش می پرسد ” آیا انجام این کار درست است یا نه ؟ “.

خیلی خوب است که می بینیم که شرکت مایکروسافت بالاخره آموخته است که عالی بودن دشمن خوب و کارآمد بودن می شود ، و در نهایت از خیر اضافه کردن یک سری قابلیت به برنامه هایش که در برخی جاها کمتر کاربرد دارند و در بعضی جاها خیلی کاربرد دارند ، گذشته است. ولی چیزی که از آن مطمئن هستیم این است که این مجموعه جدید به گروه های قرن بیست و یکم خیلی کمک می کند تا کارشان را هرچه یهتر پیش ببرند.

mashable